Bedrijfsoperatie

Bedrijfsoperatie faciliteert en optimaliseert producten en diensten voor in- en externe klanten van Alfa. Vier teams voeren centraal applicatiebeheer, servicedesk, factuurverwerking, portfolio & projectmanagement, data optimalisatie en beheer en proces & productmanagement uit. Iedere dag maken we werk van maximale kwaliteit, efficiëntie, kostenbesparing en duurzaam verdienen. We stellen onze klanten centraal en hebben alle expertise in huis om onze klanten en medewerkers klaar te stomen voor de toekomst.   

Versneld veranderen 

De wereld om ons heen verandert snel, daarom hadden we in 2023 de focus op een drietal veranderprogramma’s met betrekking op: 

• • Digitalisering en automatisering  

  • Proactieve klantbenadering  

  • Duurzaam verdienmodel  

We hebben de veranderprogramma’s ‘agile’ aangepakt door middel van zogenoemde challenges op alle kantoren. Zij werden uitgedaagd om in 100 dagen sprints doelen uit het beleidsplan te realiseren. Iedereen nam hieraan deel, van secretaresse tot aan de directeur. We kunnen wel stellen dat deze aanpak uniek is in de accountancy wereld.  

Voorbeelden van successen 

Het afgelopen jaar hebben we de piekbelasting in de btw-maanden terug weten te dringen en efficiency in het werkproces van het samenstellen van de jaarrekening weten te realiseren. Door een proactieve klantbenadering hebben we ervoor gezorgd dat we ze beter zijn gaan bedienen met onder anderen tussentijdse rapportages. Klanten zien direct hun actuele cijfers in een eigen dashboard. Ook hebben we tijd gecreëerd voor adviesgesprekken over onder andere de duurzame ontwikkeling van de klant. 

 “Intern wakkeren we het data gedreven denken actief aan, zodat we onze klanten in/na 2025 via Self Service BI kunnen gaan aanbieden.”  Sjaak van Lienden – stafhoofd bedrijfsoperatie 

Voortgang van onze digitale transformatie 

• • In 2023 heeft onze organisatie de overstap gemaakt naar andere software: 57% van alle clusters heeft het project Scan & Herken afgerond en 79% van de kantoren heeft het project Samenstellen afgerond. Visionplanner wordt nu gebruikt voor alle jaarrekeningen; 

  • Om het management van de juiste sturingsinformatie te voorzien hebben we dashboards gebouwd. Ook op het gebied van duurzaamheid hebben we KPI’s aan het dashboard toegevoegd. De inzichten en de visualisatie zorgen voor onderlinge kennisuitwisseling en motivatie. Ook maakt het makkelijker om sneller beslissingen te maken ten aanzien van onrendabele activiteiten;  

  • Er is een enorm tekort aan personeel in de accountancy sector (bron: accountant.nl). Daarom hebben we de mogelijkheden voor outsourcing onderzocht; 

  • Om klanten meer inzicht te geven in de financiële gegevens van hun onderneming en om de piekbelasting bij onze collega’s te verkleinen, hebben we Mijn Alfa geïntroduceerd. Inmiddels maken ruim 2200 klanten gebruik van dit digitale factuurverwerkingssysteem.  Wij zorgen ervoor dat facturen uniform gecodeerd worden. Hierdoor kunnen we sneller en efficiënter werken en zorgden we ervoor dat de piekbelasting in 2023 fors verminderd voor onze collega’s.  

Vooruitblik 

Voor 2024 hebben we een aantal doelen gesteld. Zo willen we verdere optimalisatie van factuurverwerking en ons Data Competence Center gaan realiseren. Daarnaast willen we het outsourcingsteam uitbreiden. We willen ons applicatiebeheer naar een hoger plan tillen en het ontwikkelen van PowerBI dashboards met de juiste stuur- en managementinformatie. We zijn ons ervan bewust dat we onze collega’s in de digitale transformatie moeten blijven meenemen. Dit is een aandachtspunt in 2024.