Kwaliteit

Compliance en kwaliteit

Alfa maakt voor compliance en kwaliteit onderscheid tussen de assurancepraktijk en de samenstelpraktijk. Beide praktijken hebben een eigen bureau vaktechniek en een eigen stelsel van kwaliteitsbewaking. Binnen de Raad van Bestuur is Arnoud Bosch verantwoordelijk voor de samenstelpraktijk. Fou-Khan Tsang is binnen de Raad van Bestuur verantwoordelijk voor de assurancepraktijk en non-executive bestuurder van Alfa Accountants.

Evaluatie kwaliteitssysteem

Dit verslag is een samenvatting van de in de loop van de in het jaar 2021 uitgevoerde werkzaamheden die betrekking hebben op het evalueren van de werking van het kwaliteitssysteem van Alfa Accountants en Adviseurs BV. Dit verslag ziet niet op het kwaliteitsbeheersingssysteem van Alfa Accountants BV (controlepraktijk). 

Algemeen

Functies en personen die een rol spelen in het kwaliteitsbeheersingssysteem zijn:

• Kwaliteitsbepaler: Arnoud Bosch (lid Raad van Bestuur).

• Kwaliteitsmanager: Dirk ter Harmsel (stafhoofd Bureau Vaktechniek Accountancy).

• Accountancyverantwoordelijke: iedere regio heeft tenminste 1 accountancyverantwoordelijke die bij de uitvoering van de kwaliteitsbeheersing een belangrijke rol speelt.

• Bureau Vaktechniek Accountancy.

• Beroepsverantwoordelijke tekeningsbevoegd accountants: tekeningsbevoegdheid wordt na positief advies van de kwaliteitsmanager toegekend door de Raad van Bestuur.

• In 2021 is aan 12 accountants de beroepsverantwoordelijke tekeningsbevoegdheid toegekend. Per einde 2021 waren er 106 tekeningsbevoegd accountants.

Naleving Verordening gedrags- en beroepsregels accountants

Iedere medewerker is via de arbeidsvoorwaarden verplicht zich te houden aan de VGBA. Jaarlijks in september doet iedere medewerker via een workflow een opgave van:

• Familierelaties en innige persoonlijke relaties met klanten.

• Zakelijke/financiële relaties met klanten.

• Nevenfuncties.

• Bevestiging geheimhoudingsverklaring.

• Betrokkenheid bij niet-integer gedrag.

De accountancyverantwoordelijke van de betreffende regio beoordeelt de uitkomsten. Indien nodig worden maatregelen genomen om bedreigingen weg te nemen. Uit de jaarlijkse opgave zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen die zijn gemeld bij de kwaliteitsmanager.

Naleving Permanente Educatie Verplichting

Algemeen 

2021 is het eerste jaar van het nieuwe PE-systeem voor accountants. Iedere accountant heeft op een voorgeschreven wijze het portfolio vastgelegd in AFAS.  Door middel van een workflow is de voortgang van de PE-registratie bijgehouden. De eerste stap was het opschrijven van de leerdoelen en geplande leeractiviteiten 2021. Deze zijn beoordeeld en geaccordeerd door de leidinggevende van de betreffende accountant. De uitgevoerde leeractiviteiten zijn vervolgens door de accountant in het portfolio vastgelegd en na afronding van het jaar heeft iedere accountant een reflectie hierover geschreven. De uitgevoerde leeractiviteiten en de reflectie zijn beoordeeld door de accountancyverantwoordelijke waarna de accountant bij de NBA (Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants) kon aangeven dat in 2021 is voldaan aan de PE-verplichting. 

Verplicht onderwerp continuïteit 

De NBA heeft voorgeschreven dat alle accountants in 2021 in hun PE tenminste 4 uur moeten besteden aan het onderwerp continuïteit. Voor de accountants op de regio is dit door Alfa als volgt ingevuld: iedere accountant volgt 3 uur aan cursussen naar eigen keuze en 1 uur is besteed aan een intervisiebijeenkomst op basis van casuïstiek/praktijkgevallen. De accountants werkzaam op het hoofdkantoor hebben 4 uur aan cursussen gevolgd. 

Periodieke review

Eenmaal per jaar toetst een intern team in iedere regio een aantal uitgevoerde samenstellings- en aangifte-plus opdrachten op de vaktechnische kwaliteit en de naleving van de Alfa-werkwijze.  
Bureau Vaktechniek Accountancy stelt hiervoor een toetsingsprotocol en specifieke vragenlijsten beschikbaar. Het aantal getoetste dossiers is afhankelijk van de omvang van de betreffende regio. Op basis van de vragenlijst wordt een cijfer (1 tot 10) per dossier berekend. Vervolgens kan de reviewer dit cijfer naar boven of beneden bijstellen op basis van zijn/haar professioneel oordeel.   

Hieronder vind je de uitkomsten van 2021 in vergelijking met 2020:

• Het gemiddelde cijfer van de getoetste 120 samenstellingsdossiers is een 7,4. Dit was hetzelfde cijfers als in 2020.

• 9 Dossiers hebben een onvoldoende gekregen. In 2020 ging het om 17 dossiers. Voor de onvoldoende dossiers is nagegaan of herstelwerkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Dat bleek niet nodig.

• De 26 aangifte-plus dossiers scoorden gemiddeld een 8,2. In 2020 ging het om 30 aangifte-plus dossiers die gemiddeld een 7,7 scoorden.

• In 2021 zijn er geen onvoldoende op de aangifte-plus dossiers. In 2020 was er 1 onvoldoende.

• Van de 120 getoetste dossiers waren 18 dossiers van nieuwe klanten. Dit was in 2020 ook het geval. Deze dossiers scoorden een gemiddelde van 7,0. In 2020 was dit een 6,2. Dit betekent dat onze dienstverlening aan nieuwe klanten gemiddeld genomen nu ook voldoet aan onze norm van een 7,0.

Thema-onderzoek

In 2021 is een themaonderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de jaarverslaggeving rondom materieel vaste activa, voorzieningen en continuïteit. De dossierreviews op deze thema’s zijn uitgevoerd door de accountancyverantwoordelijken. Per regio is een rapportage opgesteld waarin, indien nodig, ook de verbetermaatregelen zijn beschreven. Uit het onderzoek kwam naar voren dat niet alle dossiers voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Zowel de uitgevoerde werkzaamheden, althans de vastlegging daarvan, als de verslaglegging in de jaarrekening vertoonden gebreken. Bij de dossiers met tekortkomingen is beoordeeld of herstelmaatregelen nodig zijn. De ‘fouten’ bleken niet zodanig dat de jaarrekening gecorrigeerd moet worden; herstel vindt dan plaats in de jaarrekening 2021.

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen (OKB)

a) Samenstellingsopdrachten 

Per opdracht worden de risico’s in kaart gebracht en waar nodig maatregelen getroffen om die risico’s weg te nemen. Zo’n maatregel kan een tweede review door een andere accountant zijn. Zo’n tweede review is feitelijk een OKB. 

In de volgende gevallen is het verplicht om de conceptrapportage te laten reviewen door de accountancyverantwoordelijke: 

• als het dossier bij de laatste review als onvoldoende is beoordeeld; 

• als in de jaarrekening een continuïteitsparagraaf wordt opgenomen; 

• als de jaarrekening op liquidatiebasis wordt opgemaakt. 

De naleving van het OKB-beleid en de opvolging van de tijdens de najaarswerkzaamheden voorgeschreven maatregelen, zijn onderdeel van de jaarlijkse review die op samenstellingsopdrachten en aangifte-plusopdrachten wordt uitgevoerd. 

b) Beoordelingsopdrachten  

Alfa heeft geen criteria OKB-beleid vastgesteld omdat alle beoordelingsopdrachten zowel in de planningsfase als in de afrondingsfase door een collega van Alfa RA worden gereviewd.   

 c) Overige assurance en aan assurance verwante opdrachten  

Alfa heeft geen criteria OKB-beleid vastgesteld. Al deze opdrachten worden voorafgaand aan de acceptatie afgestemd met de accountancyverantwoordelijke. De accountancyverantwoordelijke bepaalt of en onder welke voorwaarde de opdracht kan worden uitgevoerd. De naleving van deze werkwijze is in de verslagperiode niet getoetst.  

Opdrachten rondom de corona-steunmaatregelen

In september 2020 werd bekend welke werkzaamheden accountants moeten uitvoeren bij de aanvragen tot vaststelling van de NOW-uitkering (Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid). In de loop van 2021 is ook bekend geworden welke eisen worden gesteld aan accountantsproducten bij TVL-aanvragen. BVA heeft dit vertaald naar voorgeschreven Alfa-werkwijzen. Via webinars, schriftelijke instructies en VTO’s (vaktechnisch overleg) zijn de medewerkers die betrokken zijn bij de vaststellingsaanvragen geïnformeerd over de vaktechnische aspecten en de voorgeschreven Alfa-werkwijze. Voor alle medewerkers die bij dit soort opdrachten betrokken is relevante informatie verzameld in een Teams-omgeving. Binnen dat Team vindt ook vaktechnische afstemming plaats. 
Alle assuranceopdrachten (Standaard 3900N) worden uitgevoerd door Alfa RA. Bij alle samenstellingsopdrachten (standaard 4415N respectievelijk 4416N) en derdenverklaringen (Standaard 4400N) met een belang groter dan 115.000 euro is een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling door de accountancyverantwoordelijke verplicht. 

Klachten en claims

Klachten met een dreiging van een tuchtzaak en claims hoger dan 20.000 euro worden behandeld door Marco Vermin (lid Raad van Bestuur) en Dirk ter Harmsel (kwaliteitsmanager, stafhoofd Bureau Vaktechniek Accountancy). Deze klachten en claims worden door Marco Vermin besproken in de Raad van Bestuur en met de Raad van Commissarissen. De leden van de Raad van Bestuur bespreken de klachten en claims in hun kwartaalgesprekken in de regio’s. 

Geen van de klachten valt onder de Nadere voorschriften Kwaliteitssystemen oftewel NVKS.  

In 2021 zijn geen tuchtklachten ontvangen. Bij het Collega van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb) liepen per 31 december 2021 nog 2 beroepszaken tegen uitspraken van de Accountantskamer.